M.S word में Mailings Tab का उपयोग करना सीखें।
Reference Tab के ठीक बाद आपको Mailings Tab मिलेगा। आसान भाषा में इस Tab के इस्तेमाल से आप किसी एक Letter को कई अलग अलग लोगो को उनके नाम के अनुसार एक ही बार में भेंज सकते हैं।
M.S word में जब आप Mailings Tab को Open करेंगे तो आपको कुछ इस प्रकार से देखने को मिलेगा -
इसमें आपको कई कमांड ग्रुप मिलेंगे, जिनका निचे उल्लेख किया गया है -
Create group
यह Mailings Tab का पहला कमांड ग्रुप है, जिसमे आपको दो ऑप्शन मिलेंगे -
Envelopes - इसके माध्यम से आप letter का लिफाफा बना सकते है, जहां पर आपको letter को भेजना है।
Labels - इसका प्रयोग कर आप Labels को create कर सकते है।
Start Mail Merge Group
इस कमांड ग्रुप से ही mail marge की प्रकिया को शुरू की जाती है। इस group में आपको तीन बटन को मिलेगा।
start Mail Marge - इस विकल्प का प्रयोग करके Latter, email, Messages, Labels या एक normal वर्ड डॉक्यूमेंट को बहुत आसानी से और बहुत काम समय में तैयार कर सकते है।
Select Recipients - इसका प्रयोग प्राप्तकर्ताओं की सूची का चयन करने के लिए किया जाता है।
Edit Recipients - चयन किये गए प्राप्तकर्ताओं की सूची में edit करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
Writes & insert Field group
Highlight Merge fields - इसका प्रयोग वर्ड डॉक्यूमेंट में अलग अलग Merge Field को highlight करने के लिए किया जाता है।
Address Block - इस विकल्प में आपके द्वारा कस्टमर के Address का सेव किया गया एक block होता है। जब भी आपको Mail Merge Document भेजना हो तब इसी समूह से Address का चयन किया जाता है।
Greeting Line - इस विकल्प से आप अभिवादन Greeting line को insert कर सकते है।
insert Merge Field - Merge Field की सूची को प्रदर्शित करने के लिए जिसे डॉक्यूमेंट में insert किया जा सकता है। इसके लिए इस विकल्प का उपयोग करें।
Rules - यह आपको डॉक्यूमेंट में विशेष नियम जैसे - condition, rule अदि को इन्सर्ट करने की अनुमति देता है।
Update Table - जब Mail Merge डॉक्यूमेंट के पहले लेवल में या कोई अन्य ऑब्जेक्ट इन्सर्ट किये जाते है तो यह अन्य लेवल को सामान इनफार्मेशन से भर देती हैं।
Preview Result Group
Preview Result Group का उपयोग बनाये गए Letter का पूर्वलोकन करने के लिए किया जाता है। इसमें मौजूद कमांड बटन के सहयता से आप देख सकते है कि आपका Letter कैसा लगेगा। या प्रिंट कैसा आएगा।
preview Result - जब आप लेटर को किसी फील्ड में ऐड करते है तो हमें उस फील्ड का नाम देखने को मिलता हैं, जैसा की Address लिखा आता हैं।
address Block और ऐसे ही दूसरे फील्ड में भी होता है और जब आप इसका पूर्वलोकन करना चाहते है कि इसमें list के हिसाब से डाटा आएगा तो letter कैसा लगेगा तो इसी काम के लिए Preview Result का प्रयोग किया जाता है।
Find recipient - इस विकल्प की मदद से आप अपने लिस्ट में से किसी भी Recipient को सर्च कर सकते है।
Check for Error - इसकी मदद से आप यह चेक कर सकते है कि Mail Merge के अंदर कोई Error तो नहीं है।
Finish Group -
Finish group का उपयोग कर यूजर यह चुन सकता है कि उसे Mail Merge कैसे पूरा करना है। जैसे ही आप एक नई विंडोज़ ओपन करके डॉक्यूमेंट या लेटर की कॉपी को देख सकते है, डॉक्यूमेंट को सीधे प्रिंटर पर भेज सकते है या मेल भी कर सकते है।
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